E-İmza Nedir, Nasıl Alınır?

E-imza ne demek, sorusunun cevabı ile konuyu detaylandıralım. E-imza diğer bir deyişle elektronik imza, ıslak imzanın dijital versiyonu olarak biliniyor. Yasal olarak tanımlanan ve belirli standartlar çerçevesinde üretilen e-imzalar, kişileri elektronik ortamlarda tanımlamak için kullanılır. E-imza uygulaması 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu’na göre e-imzalar, elle atılan ıslak imzanın tüm hukuki yükümlülüklerini kapsar. Dolayısıyla bu e-imzayı elektronik ortamların yasal kaynağı olarak yorumlayabilir. E-imza ile yapılan işlerin de ıslak imza ile yapılan işlemler kadar yasal geçerliliği olduğunu söyleyebiliriz. E-imzalar, belge veya verilere eklenerek belgenin imzalanmasını sağlarken aynı zamanda da doğrulanmasına da olanak tanır. Kimlik doğrulama işlemi ile imzalanan belgeler işlem bütünlüğünün korumasını da sağlar. Böylece belge içindeki güvenlik ortamları artarak, sahtecilik ve dolandırıcılık gibi sorunlara karşı da korunur. Kurumsal ve bireysel işlemler için kolaylık sağlayan bu dijital dönüşüm pek çok alanda kolaylık ve güven sağlamaktadır.

Dijital ortamlardaki kullanımı artan e-imza ne işe yarar? Islak imzanın dijital ortama taşınan versiyonu olan e-imzalar, 2004 yılında yürürlüğe giren 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu gereğince elektronik bir veriye kimlik doğrulama amacıyla eklenerek bu verinin kişi tarafından kabul edildiğini göstermektedir. Zaman ve kâğıttan tasarruf sağlayan bu imzalar sürdürülebilir bir yaşam için de çevreci teknolojiler arasında yer alır. Bu bağlamda da elektronik imzaların güvenli işlem yapabilmelerini sağlayan belirli özellikleri bulunur. Bunlar şu şekilde sıralanabilir:

• E-imza kullanılan belgeler diğer ıslak imzalı belgelere göre daha güvenlidir. E-imza ile belge üçüncü taraflarca değiştirilemez ve koruma sistemi sayesinde izinsiz kullanımın önüne geçmektedir.

• E-imza hukuki açıdan kabul edilir. Böylece imzalanacak belgeyi ileten taraflar imza sahibinin kimlik bilgilerini teyit ederek doğrulama yapabilmektedir.

• Elektronik ortamlarda gerçekleşen işlemler için güven ortamı oluşturan e-imza, onaylanan belgenin inkâr edilmesi ya da kabul edilmemesi gibi yaşanabilecek olumsuzlukların önüne geçmektedir.

Verilen bu özelliklere de bakıldığında e-imza elektronik ortam üzerinde güven ortamı sağlayarak işlemlerin hızlı bir şekilde onaylanmasını sağlar. Dolayısıyla yukarıda bahsettiğimiz e-imza özelliklerine ek olarak veri bütünlüğünün korunduğunu da söyleyebiliriz. Böylece, doya üzerinde herhangi bir değişiklik yapılamaz, yapılması halinde de imza geçersiz sayılır. Güvenlik risklerini ortadan kaldıran e-imzanın geçerli olabilmesi için elektronik sertifikaya sahip olunması gerektiği de unutulmamalıdır. Bu sertifikayla beraber hizmet sağlayıcıları imzanın oluşturulmasını sağlamaktadır.

Pek çok işlemi kolaylaştırma özelliğine sahip olan e-imza, bireyler veya kurumlar tarafından alınabilir. Bunun için kişi ve kurumların belirli adımları takip etmesi gerek. Peki e-imza nereden alınır ve nasıl kullanılır?

1. Öncelikle e-imza sahibi olmak istiyorsan öncelikle seçeceğin bir hizmet sağlayıcıya başvuru yapmalısın. E-imza başvurusu Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu tarafından yetkilendirilmiş olup listeye buradan ulaşabilirsin. Güvenlik standartlarına uygun hizmet bu sağlayıcılar ile resmi ve kurumsal işlerini güvenli bir şekilde gerçekleştirebilirsin. Böylece Elektronik Sertifika Hizmet Sağlayıcıları üzerinden sertifika alabilir ve satın alma işlemlerini tamamlayarak kimlik doğrulaması yapabilirsin.

2. Bir sonraki adım ise e-imza başvuru, sürecini başlatmadan önce talep edilen belgelerin hazırlanması gerekir. Bu belgeler bireysel ve kurum başvuruları için farklılaşabilir. Bireysel e-imza için;

• Başvuran kişinin nüfus cüzdanı, pasaport veya sürücü belgesi gibi resmi bir kimlik belgesi.

• Hizmet sağlayıcının sitesinden edinebileceğin başvuru formunu doldurman gerekiyor.

• Nitelikli elektronik sertifika taahhütnamesi.

Kurumsal e-imza için;

• Başvuran kişinin nüfus cüzdanı, pasaport veya sürücü belgesi gibi resmi bir kimlik belgesi.

• Ticaret Sicil Memurluğundan alınmış son 6 ayı gösteren faaliyet belgesi.

• İmza sirküleri fotokopisi

• Hizmet sağlayıcı başvuru formu.

• Nitelikli elektronik sertifika taahhütnamesi gerekir.

Bu belgeler tamamlanarak seçilen hizmet sağlayıcı üzerinden e-imza başvurusu gerçekleştirilir.

3. Gerekli belgeleri hazırlayıp başvuru yaptıktan sonra bir onaylanma süreci başlar. Başvurunun onaylanması durumunda bir sertifika seçmen gerekir. E-imzanın geçerlilik süresini ifade eden bu sertifikalar 1, 2 ve 3 gibi seçeneklerde sunulur. İhtiyacına uygun olanı seçerek ödeme adımına geçebilirsin. Sertifika süresi dolduğunda hizmet sağlayıcı tarafından yenileme işlemi gerçekleştirerek kullanmaya devam edebilirsin.

4. Sertifika süresine de karar verdikten sonra e-imzanı satın alabilirsin.

Tüm bu adımları tamamladıktan sonra artık bir e-imzaya sahipsin demektir. Peki e-imza nasıl çalıştırılır? Satın alma işlemi sonrasında imzanı güvenli bir şekilde saklayabilmen için hizmet sağlayıcı tarafından akıllı kart verilebilir. Böylece cihazı bilgisayara takarak ilgili yazılımı yüklemeli ve e-imzanı aktifleştirebilir, kullanmaya anında başlayabilirsin.

E-imza ile ilgili merak edilenlerden bir diğeri de e-imza nerelerde kullanılır, sorusu oluyor. E-imza bireysel ve kurumsal kullanıma sahip olması açısından geniş bir kullanım alanına sahiptir. Bu kullanım alanları ise şu şekildedir;

• E-Devlet işlemleri

• Sözleşme imzalama

• E-fatura ve e-arşiv işlemleri

• Kurumsal yazışmalar

• Bankacılık işlemleri.

Verilen bu kullanım alanları genel bir ifadeyle e-imza kullanımını ifade eder. E-imzanın geçerli olduğu ve sıklıkla kullanıldığı kurumlar ve işlemler ise aşağıda verildiği gibidir:

• Çevre Yetki Değerlendirmesi (e-ÇED)

• Ulusal Yargı Ağı Projesi (UYAP)

• Emniyet Müdürlüğü

• Nüfus Müdürlükleri

• E-Reçete, E-Nabız gibi Sağlık Bakanlığı uygulamaları

• Elektronik Kamu Alımları Platformu (EKAP)

• Sosyal Güvenlik Kurumu – e-Haciz Projesi

• Millî Eğitim Bakanlığı e-Okul işlemleri

• RTÜK işlemleri

• Ütün Takip Sistemi (ÜTS) işlemleri

• İhale katılımları

• Marka patent başvuruları gibi alanlarda da e-imza sıklıkla kullanılmaktadır.

Dilersen E-Fatura Nedir? blog yazımıza da göz atabilir, elektronik ortamlarda oluşturulmuş belgeler konusunda daha fazla fikir sahibi olabilirsin.