E-Fatura Nedir?

Elektronik fatura, dijital ortamda düzenlenen, iletilen ve saklanan satış belgesidir. Geleneksel kâğıt faturaların yerine kullanılır. PDF, XML gibi standart formatlarda oluşturulur. Elektronik imza ile damgalanır. İnternet aracılığıyla iletilir. Aynı zamanda muhasebe ve stok yönetim sistemlerine de entegre edilebilir.

Elektronik fatura kullanımı önemlidir. Çünkü bu sistem geleneksel kâğıt faturalara göre daha hızlı, ekonomik ve çevrecidir. Üstelik elektronik fatura, bir zorunluluktur. Türkiye’de elektronik fatura uygulaması 2014 yılında başlamıştır. Bu uygulamaya göre belirli bir ciroya sahip olan işletmelerin e-Faturaya geçme zorunluluğu bulunur. Siz de bu uygulamaya geçmek isterseniz herhangi bir e-Fatura programından yardım alabilirsiniz.

e-Fatura ile e-Arşiv Fatura Arasındaki Farklar Nelerdir?

e-Arşiv ile e-Fatura farkı, işletme sahiplerinin kafasını karıştırabilir. İkisi de elektronik ortamda düzenlenen bu fatura türleri arasındaki farklar şunlardır:

● Zorunluluk Durumu: Elektronik fatura, ‘Vergi Usul Kanunu’ kapsamındaki mükellefler için zorunludur. Elektronik arşiv fatura, bu kapsamın dışında kalan, çoğunlukla daha küçük ciroya sahip işletmeler için alternatif bir sistemdir.

● Elektronik İmza: İki fatura türü de elektronik imza ile korunur. Ancak imza standartları farklıdır.

● Alıcı ve Satıcı Arasında İletim: Elektronik fatura, satıcıdan alıcıya doğrudan iletilir. Elektronik arşiv faturanın ise önce vergi dairesinin onayından geçmesi gerekir.

● Entegrasyon: Elektronik faturanın diğer iş süreçlerine entegre edilme özelliği vardır. Elektronik arşiv faturada entegrasyon uyumluluğu yoktur.

● Basılı Fatura: Elektronik arşiv faturaların alıcıya kâğıt olarak basılması gerekir. Elektronik faturada böyle bir zorunluluk yoktur.

Söz konusu iki fatura türü arasında benzerlikler de bulunur. Örneğin iki fatura da elektronik ortamda muhafaza edilir. Belirli standartlara uygun şekilde arşivlenir. Elektronik fatura kullanmak isteyen işletmelerin kendilerine uygun alternatifi seçmeleri mümkündür.

Elektronik fatura, çeşitli işlemler için kullanılabilir. Bu işlemler, çoğunlukla yurt içi satışlarla ilgilidir. Elektronik faturanın kullanılabileceği birkaç işlemi aşağıdaki listede bulabilirsiniz.

● Mal ve hizmet satışları

● Alım işlemleri

● Hizmet sözleşmeleri

● Toptan ve perakende ticaret

● Dağıtım ve lojistik işlemleri

● Muhasebe ve finans işlemleri

● Kira sözleşmeleri

● Danışmanlık ve profesyonel hizmetler

● Sigorta işlemleri

Daha birçok işlem için kolaylıkla elektronik fatura kullanabilirsiniz. İhracat e-Faturası kesmek, biraz daha zahmetli olabilir. Çünkü o noktada gümrük mevzuatı de önem kazanır. e-Fatura gümrük işlemleri de benzer şekilde ticaret mevzuatıyla yakından ilgilidir. Üstelik Türkiye’de e-Fatura limiti bulunması da satışın birkaç parti hâlinde yapılmasını gerektirebilir. Eğer yurt dışına satış yapan bir işletmeyseniz e-ihracat çözümlerini incelemek, size fayda sağlayabilir.

Elektronik faturanın en büyük avantajı, kâğıt kullanımı ve israfının önüne geçmesidir. Dolayısıyla çevresel katkısı oldukça büyüktür. Ancak operasyon süreci için de ciddi avantajlar sunar. Elektronik faturanın sunduğu avantajlardan bazıları şunlardır:

● Doğal kaynakları korur

● Enerji tasarrufu sağlar

● Kimyasal kirliliği azaltır

● Hızlı ve kolay işlem süreci sağlar

● İnsan hatası riskini azaltır

● Maliyet tasarrufu sağlar

● e-Fatura görüntüleyici gibi araçlar sayesinde takip edilebilir

● Uzaktan erişim ile mekân sınırlarını kaldırır

● Muhasebe entegrasyonuyla iş otomasyonunu artırır

● Düzenli ve güvenli şekilde arşivlenir

● Denetim süreçlerini hızlı ve etkili hâle getirir

Elektronik faturanın avantajları sayesinde zamandan ve bütçeden tasarruf etmeniz mümkündür. Üstelik bunu yaparken çevreyi de korumuş olursunuz. Operasyon sürecini daha hızlı ve güvenli şekilde tamamlarsınız.

Türkiye’de bazı işletme sahipleri için elektronik fatura kullanımı zorunludur. Bu kimseler, e-Fatura mükellefi olarak adlandırılır. Elektronik fatura mükellefliğinin ilk kuralı, ticari işletme sahibi olmaktır. İkinci olarak işletmenizin yıllık genel brüt satış tutarının Vergi Usul Kanununda belirtilen sayının üzerinde olması gerekir.

Bazı durumlarda küçük işletmeler de elektronik fatura mükellefi olabilir. Fakat bu işletmeler, ciroları belirtilen rakamın altında kaldığında elektronik fatura oluşturmak zorunda değildir. Siz de bir işletme sahibiyseniz ve ne durumda olduğunuzu merak ediyorsanız e-Fatura mükellef sorgulama aracını kullanabilirsiniz. Detaylı bilgi için Ticaret Bakanlığının web sitesindeki resmî kaynaklara ulaşabilirsiniz.

Ticaretin dijital dünyasına giriş yapmak için öncelikle elektronik fatura kullanıcı hesabı oluşturmanız gerekir. Birkaç basit adımı takip ederek profil oluşturmanız ve elektronik fatura hazırlamaya başlamanız mümkündür. e-Fatura başvuru adımları kısaca şöyledir:

● Türkiye Elektronik Fatura Portalına erişin.

● Elektronik imza edinin.

● Hesap oluşturun. Hesabınız varsa giriş yapın.

● Kullanıcı bilgilerinizi güncelleyin.

● GİB e-Fatura başvuru sayfasına gidin.

● e-Fatura başvuru formunu doldurun.

● Gerekli belgeleri hazırlayın.

● Başvurunuzu onaya gönderin.

● e-Fatura başvuru sorgulama ekranından sonucu takip edin.

Bu adımları tamamladıktan sonra e-posta ve SMS bildirimlerini takip ederek başvuru onayınızı beklemeniz yeterlidir. Başvurunun onaylanma süresi, dönemsel yoğunluğa göre değişir. Başvurunuz onaylandığında elektronik fatura düzenlemeye başlayabilirsiniz.

e-Fatura’ya Geçiş Maliyetleri Nelerdir?

e-Fatura giriş maliyeti, işletmenin durumuna göre farklılık gösterir. Örneğin işletmenin mevcut teknolojik alt yapısı elektronik fatura düzenlemeye uygun değilse yenilenmesi gerekir. Gerekli yazılım ve entegrasyon araçları da ücretli olabilir. Elektronik imza ve sertifikalar, ücrete tabi versiyonlara sahiptir. Bu süreçte danışmanlık veya teknik destek kullanmanız ya da personel eğitimi satın almanız da maliyet getirir. Geçiş sürecinin maliyetlerini minimize etmeniz ve uzun vadede karşılamanız mümkündür.

e-Fatura kullanıcı sorgulama ekranında mükellef çıktıysanız yeni sisteme geçmeden önce bazı hazırlıklar yapmanız gerekir. e-Fatura zorunluluğu olan iş sahiplerinin teknik gereksinimleri şunlardır:

● Yazılım altyapısı

● Veri formatları

● Veri akışı

● E-fatura imzalama aracı

● Güvenlik

● Entegrasyon çalışmaları

● Test ve doğrulama

● Dokümantasyon

● Uyum ve danışmanlık

● Personel eğitimi

● Süreç iyileştirmesi

Tüm bu işlemler için BT danışmanlarından yardım alabilirsiniz. Bir profesyonelle çalışmak hata riskini azaltır. Daha hızlı ve güvenilir bir geçiş süreci yaşamanıza yardımcı olur.

Dijital dönüşümünüzü tamamladınız ve artık e-Fatura kesmek için hazırsınız. Öncelikle yazılım aracını açıp elektronik fatura şablonunu doğru ve kesin bilgilerle doldurmaya başlayın. e-İmzanızı faturanın sonuna ekleyin. e-Fatura kontrolünü sağladıktan sonra belgeyi alıcıya gönderin. e-Fatura doğrulama sayesinde alıcıya güven sağlamanız mümkündür.

Eğer gönderimi tamamladıktan sonra bir hata fark ederseniz e-Fatura iptal talebinde bulunabilirsiniz. e-Fatura iptal süresi 24 saattir. Eğer alıcı bir hata fark ederse onun da itiraz hakkı saklıdır. e-Fatura itiraz süresi ise 7 iş günüdür. Bu süreci şeffaf şekilde takip etmek için GİB e-Fatura sorgulama ekranını kullanabilirsiniz.

Elektronik fatura hakkında bilmek isteyeceğiniz birkaç husus daha bulunur. Böylece hak ve avantajlarınızı daha iyi öğrenebilirsiniz. Bilmeniz gerekenlerden bazıları şunlardır:

● Dijital faturanızı saklamalısınız.

● Vergi denetimine tabii olduğunuzu unutmamalısınız.

● Güncellemeleri takip etmelisiniz.

● Gerekli durumlarda faturanın yanında e-irsaliye gibi belgeleri de hazırlamalısınız.

● Vergi indirimi ve benzeri teşviklerden yararlanma hakkınız mevcuttur.

Bir işletme sahibi olarak süreci ve bütçenizi yönetmek için Burgan Bank’a güvenebilirsiniz. Fatura düzenleme ve ödeme işlemlerini güvenle tamamlayabilirsiniz. Ayrıca sunduğu avantajlar sayesinde işletmenizi büyütmeniz de mümkündür.