E-Defter Nedir? E-Defter Başvurusu Nasıl Yapılır?

Dijital dönüşümün hızla yaygınlaştığı günümüzde, işletmelerin muhasebe süreçleri de elektronik ortama taşınıyor. e-Defter sistemi, geleneksel defter tutma yöntemlerine alternatif olarak ortaya çıkan, hem zamandan hem de maliyetten tasarruf sağlayan modern bir çözüm. Peki e-Defter ne demek ve e-Defter başvurusu nasıl yapılır? Bu yazımızda e-Defter hakkında merak edilen tüm bilgileri bulabilirsin.

e-Defter; Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu hükümlerine göre tutulması zorunlu olan defterlerin elektronik ortamda hazırlanması, saklanması ve ibraz edilmesini sağlayan bir sistemdir. e-Defter uygulaması sayesinde yevmiye defteri ve büyük defter gibi yasal defterler dijital ortamda tutulabilir, kağıda basılmaksızın elektronik dosya formatında oluşturulabilir. Bu sistem ile işletmelerin defterlerin bütünlüğünü ve kaynağının doğruluğunu garanti altına almasının oldukça pratik olduğunu söyleyebiliriz. Sistemde bulunan elektronik defterler, mali mühür veya nitelikli elektronik sertifika ile imzalanarak güvenli şekilde saklanır. Böylece hem vergi uyumluluğu sağlanır hem de muhasebe kayıtlarının denetim süreçlerinde belgelere kolaylıkla erişilebilir. e-Defter nedir sorusuna detaylı bir şekilde ele aldık. Şimdi diğer merak edilen konu olan e-Defter başvurusuna geçebiliriz.

e-Defter sistemine nasıl geçilir konusunda başvuru süreci oldukça kolay olduğu söylenebilir. Bu süreç yalnızca elektronik ortam üzerinden ilerler. e-Defter başvurusu nereden yapılır konusunda ise tek adres edefter.gov.tr’dir. GİB e-Defter başvuru süreci tüzel kişi ve gerçek kişi mükellefleri açısından ufak farklılıklarla ilerler. Ancak genel olarak başvuru süreci şu şekilde ilerlemektedir:

• Mali Mühür veya Nitelikli Elektronik Sertifika (NES) Temini: Başvuru yapabilmek için öncelikle mali mühür veya NES sahibi olmak gerekir. Tüzel kişiler mali mühür, gerçek kişiler ise mali mühür veya NES kullanabilir.
• GİB Onaylı Yazılım Seçimi: e-Defter tutmak için Gelir İdaresi Başkanlığı'ndan uyumluluk onayı almış bir yazılım kullanılması zorunludur.
• edefter.gov.tr Üzerinden Başvuru: İlgili web sitesinde yer alan e-Defter başvuru formunu ve taahhütnameyi eksiksiz doldurmak gerekir.
• Mali Mühür veya NES ile Onaylama: Doldurulan başvuru formu mali mühür veya nitelikli elektronik imza ile onaylayarak başvuru tamamlanır.
• Sistem Kurulumu: Başvuru onaylandıktan sonra seçilen e-Defter yazılımı ile kayıt tutmaya başlanabilir.

Başvuru sürecinde GİB'in belirlediği standartlara ve sürelere uyum göstermek çok önemli. Aksi takdirde Vergi Usul Kanunu'na aykırı duruma düşebilir ve cezai yaptırımlarla karşılaşılabilir.

e-Defter sisteminin işletmeler için birçok avantajı bulunur:

• Zamandan Tasarruf: Kağıt defterlerin basımı, noterde onaylatılması gibi işlemlerle uğraşmaya gerek yoktur.
• Maliyet Avantajı: Noter onay ücretleri, baskı ve kağıt masrafları ortadan kalkar.
• Güvenli Saklama: Elektronik ortamda tutulan defterler, yangın, su baskını gibi fiziksel risklere karşı güvendedir.
• Kolay Erişim: İhtiyaç duyduğunda arşivlemiş olunan belgelere anında ulaşabilir.
• Çevre Dostu: Kağıt kullanımını azaltarak doğayı korumaya katkı sağlanır. Ayrıca kağıt masrafından kurtulunur.
• Hata Düzeltme Kolaylığı: Elektronik ortamda hataları düzeltmek, kağıt deftere göre çok daha kolaydır.

Görüldüğü üzere e-Defter gibi diijital çözümler bir işletmenin yönetim sürecindeki eforu azaltmak için birebir. Eğer işletme hesaplarını da tamamen dijital olarak yönetmek istersen ON banka hesabının sunduğu avantajlı çözümleri keşfedebilirsin.

e-Defter nasıl tutulur sorusunun cevabı, kullanılan muhasebe yazılımına bağlı olarak değişiklik gösterebilir. Genel olarak sürecin başında ilk olarak muhasebe kayıtlarını GİB tarafından belirlenen standartlara uygun formatta hazırlamak gelir. Ardından hazırlanan defter dosyasını mali mühür veya NES ile imzalanır. Son olarak imzalanan dosyadan berat dosyası oluşturulur ve onaylandıktan sonra e-Defter uygulamasına yüklenir. Konu hakkında detaylı bilgi almak için seçilen yazılım programına göz atmakta fayda var.

e-Defter ne zaman verilir sorusu, e-Defter kullanıcılarının en çok merak ettiği konulardan biridir. Mükellefler berat ve e-Defter beyanını aylık veya geçici vergi dönemi olarak üç aylık verebilir. Elektronik Defter Genel Tebliği’ne göre:

• Aylık beyan vermeyi tercih eden gelir vergisi mükellefleri, her ay için ilgili ayı takip eden dördüncü ayın 10. günü sonuna kadar; diğer vergi mükellefleri ise 14. günü sonuna kadar yükleme yapar.
• Geçici vergi dönemleri tercih edenler ise üçer aylık dönemlerin bitimini takip eden ayın 10. veya 14. günü sonuna kadar yükleme gerçekleştirir. Örneğin Ocak-Şubat-Mart dönemi için Haziran ayının 10. veya 14. gününde yükleme yapılmalıdır.

Hesap döneminin son ayına ait e-Defter beyan süresi, gelir vergisi beyannamesinin verileceği ayı takip eden ayın 10. günü (gelir vergisi mükellefleri için) veya kurumlar vergisi beyannamesinin verileceği ayı takip eden ayın 14. günü (diğer mükellefler için) sonuna kadar beyan edilmelidir. Envanter defteri için ise hesap döneminin ilk gününe ait dosyalar ilk ayı takip eden dördüncü ayın 10. veya 14. günü sonuna, son güne ait dosyalar ise beyanname verme sürelerine kadar yüklenmelidir.

İşletme yönetim süreçlerine daha fazla bilgi almak istiyorsan “Faaliyet Belgesi Nedir?” adlı yazımızı da incelemeden geçme!